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备忘录的概念和特征

备忘录是说明某一问题事实经过的外交文件。备忘录写在普通纸上,不用机关用纸,不签名,不盖章。备忘录可以当面递交,可以作为独立的文件送出,也可做为外交照会的附件。现在备忘录的使用范围逐渐扩大,有的国际会议用备忘录作为会议决议、公报的附件 备忘录也是外交上往来文书的一种,其内容一般是对某以具体问题的详细说明和据此提出的论点或辩驳,以便于对方记忆或查对。 外交会谈中,一方为了使自己所做的口头陈述明确而不至于引起误解,在会谈末了当面交给另一方的书面纪要,也是一种备忘录。 备忘录可以在双方会谈时当面递交,也可以作为独立的文件送给有关国家,还可以附在照会、公报、声明等文件后面,做为补充文件。

 备忘录是一种录以备忘的公文。在公文函件中,它的等级是比较低的,主要用来提醒、督促对方,或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上,它一般用来补充正式文件的不足。它的内容可以分为以下几项:

  书端(Heading);

  收文人的姓名、头衔、地址(Addressee‘s Name, Title, Address);

  称呼(Salutation);

  事因(Subject);

  正文(Body);

  结束语(Complimentary Close);

  署名(Signature)。

  二、注意事项

  书端部分包括发文机关的名称、地址、发文日期,有的还包括电报挂号、电传号、电话号码等。许多机关有自己特制的信笺,在写书端时,其格式和标点符号的使用与一般信件的相同。收文人(或收文单位)的姓名、头衔、地址一项写在左上角编号处的下面,其格式与书信的写法相同。

  称呼从左边顶格写起,对一般机关、团体的负责人一般用Dear Sir,对政府官员可用Sir.

  “事因”一项目前采用得较少。它可放在称呼语之前,也可放在其后,前面可加Re或Docket, Subject.如果此项写在称呼语之前,多从左边的顶格写起;若放在称呼语之后,一般写在信笺正中。它多采用不完整的句子,只需很少几个词,甚至一个词,目的在于使收文人对文中的主要内容一目了然,便于及时处理。

  正文、结束语和署名等项与一般信件的格式相同。

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